Política de privacidad

Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales que se recogen en esta web y a lo largo del servicio es 3XA ECOM LLC, con domicilio en 407 Lincoln Rd STE 708, Miami Beach, FL 33139, United States. KodiakBase es el nombre comercial bajo el que 3XA ECOM LLC presta ese servicio.

Para cualquier asunto relacionado con tus datos —incluido el ejercicio de tus derechos— escribe a hola@kodiakbase.com. Contestamos por el mismo canal y no hay ningún formulario intermedio que rellenar.

Qué datos tratamos

Solo los que hacen falta para constituir y mantener tu sociedad. No compramos listas, no enriquecemos perfiles con fuentes externas y no hay ningún dato que recojamos «por si acaso».

• Datos identificativos: nombre y apellidos, nacionalidad, fecha de nacimiento y una copia del pasaporte o del documento de identidad. Es lo que el estado de constitución y el Registered Agent exigen para inscribir a un miembro de una LLC.
• Domicilio real y su prueba: tu dirección operativa en tu país de residencia y una factura de suministro reciente que la acredite. Es la pieza que sostiene el expediente Bank-Ready.
• Datos de contacto: dirección de correo electrónico y, si nos lo facilitas, teléfono.
• Datos de la sociedad: denominación elegida, estado de constitución, participación de cada miembro y el contenido de los formularios que presentamos en tu nombre.
• Datos de facturación: los que el proveedor de pago necesita para cobrar la cuota y emitir la factura. Los datos completos de la tarjeta se tratan en su entorno y no llegan a los nuestros.
• Correo postal recibido en la dirección de negocio: los sobres se digitalizan para que puedas leerlos, así que su contenido —que puede incluir datos tuyos o de terceros— pasa por el proveedor de la dirección.
• Registros técnicos del servidor: dirección IP, fecha y hora de la petición y agente de usuario. El servidor los anota para poder funcionar y para detectar abusos.

Para qué los usamos

Los datos anteriores se usan para prestar el servicio que contratas y para cumplir las obligaciones que lo acompañan. Para nada más.

No los usamos con fines publicitarios, no elaboramos perfiles comerciales y no tomamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ti. Los fines concretos son estos:

• Constituir la sociedad en el estado que elijas y mantener el Registered Agent durante doce meses.
• Solicitar el EIN ante el IRS mediante el Form SS-4 y entregarte la carta CP 575.
• Dar de alta y operar la dirección de negocio, incluida la digitalización del correo que llegue a ella.
• Preparar y presentar las declaraciones anuales incluidas en la cuota, y avisarte de sus vencimientos.
• Cobrar la cuota anual y emitir la factura correspondiente.
• Atender tus consultas y dejar constancia de lo que se acordó contigo.
• Mantener el servicio disponible y protegerlo frente a usos abusivos.

Con qué base jurídica

Cada tratamiento se apoya en una de las bases del artículo 6 del Reglamento (UE) 2016/679:

Ejecución del contrato (art. 6.1.b)

Constituir la sociedad, solicitar el EIN, operar la dirección de negocio, presentar las declaraciones incluidas y cobrar la cuota. Sin estos datos el servicio no se puede prestar.

Obligación legal (art. 6.1.c)

Conservar la documentación mercantil y fiscal durante los plazos que exige la normativa aplicable, y atender los requerimientos de una autoridad competente.

Interés legítimo (art. 6.1.f)

Mantener el servicio disponible, prevenir el fraude y conservar la correspondencia que acredita lo acordado. Puedes oponerte en cualquier momento escribiendo a hola@kodiakbase.com.

Consentimiento (art. 6.1.a)

Solo cuando nos escribes por tu cuenta para algo que no forma parte del servicio contratado. Es revocable en cualquier momento y retirarlo no afecta a lo tratado antes.

Quién más interviene

Constituir una sociedad en Estados Unidos no lo hace una sola empresa. Estos son los proveedores que intervienen, qué hacen y qué datos reciben. Todos actúan como encargados del tratamiento por cuenta de 3XA ECOM LLC y ninguno puede usar tus datos para sus propios fines.

La lista se mantiene aquí, no en un anexo aparte: si cambia un proveedor, cambia esta página.

CorpNet

Presenta la constitución ante el estado y actúa como Registered Agent. Recibe tus datos identificativos y los de la sociedad. Estados Unidos.

Innbocks

Presta la dirección de negocio y digitaliza el correo postal que llega a ella. Recibe tus datos identificativos, el Form 1583 y el contenido de los sobres. Estados Unidos.

mFax (Phaxio)

Transmite por fax el Form SS-4 al IRS, que es la vía por la que un solicitante sin SSN pide el EIN. Recibe ese formulario, con tus datos identificativos y los de la sociedad. Estados Unidos.

Stripe

Procesa el cobro de la cuota. Recibe los datos de facturación; los datos completos de la tarjeta se tratan en su entorno. Estados Unidos e Irlanda.

Hetzner

Aloja el sitio y los sistemas internos de KodiakBase. Alemania, dentro de la Unión Europea.

Transferencias a Estados Unidos

Tres de esos proveedores —CorpNet, Innbocks y mFax— están en Estados Unidos y no pueden estar en otro sitio: el Registered Agent tiene que ser un agente radicado en el estado de constitución, la dirección de negocio tiene que ser una dirección estadounidense y el Form SS-4 se envía al IRS. Contratar el servicio implica necesariamente que tus datos identificativos salgan del Espacio Económico Europeo.

Para esas transferencias nos apoyamos en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea. Al margen de ellas, la transferencia es además necesaria para ejecutar el contrato que tú mismo solicitas, en los términos del artículo 49.1.b del Reglamento: no existe forma de constituir una LLC estadounidense sin enviar datos a Estados Unidos.

Si eso no te resulta aceptable, la consecuencia es que no podemos prestarte el servicio. Preferimos escribirlo aquí antes que dejarlo en una frase que nadie lee.

Cuánto tiempo los conservamos

Mientras dure la relación contractual y, después, bloqueados durante los plazos que la normativa mercantil y fiscal aplicable obliga a guardar. Bloqueados significa que dejan de usarse y solo quedan a disposición de jueces, tribunales y administraciones competentes.

Vencidos esos plazos se suprimen. Lo que el estado de constitución o el IRS conservan por su cuenta queda fuera de nuestro alcance: los Articles of Organization son un registro público y no los podemos borrar nosotros.

Seguridad

Los sistemas de KodiakBase están alojados en la Unión Europea, el tráfico va cifrado en tránsito y el acceso a la documentación de cada cliente está limitado a quien la necesita para tramitar su expediente.

No prometemos que nunca pueda salir nada mal, porque eso no lo puede prometer nadie. Lo que sí asumimos es avisarte sin rodeos si una brecha afecta a tus datos y notificarla a la autoridad de control cuando proceda.

Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento los derechos que te reconocen los artículos 15 a 22 del Reglamento. Escribe a hola@kodiakbase.com desde la dirección con la que contrataste; si no podemos identificarte con seguridad, te pediremos algún dato adicional antes de responder.

Ejercerlos es gratuito y contestamos en el plazo de un mes desde que recibimos la solicitud.

• Acceso: saber qué datos tuyos tratamos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir los que sean inexactos o estén incompletos.
• Supresión: pedir que se borren cuando ya no sean necesarios para los fines por los que se recogieron.
• Limitación: pedir que se conserven pero dejen de usarse mientras se resuelve una discrepancia.
• Portabilidad: recibir en formato legible por máquina los datos que nos facilitaste, o pedirnos que se los enviemos directamente a otro responsable.
• Oposición: oponerte a los tratamientos que se apoyan en el interés legítimo.
• Decisiones automatizadas: en este servicio no las hay, y el derecho a no quedar sujeto a ellas sigue siendo tuyo.
• Retirada del consentimiento: cuando el tratamiento se apoye en él, sin que ello afecte a lo tratado antes de retirarlo.

Reclamación ante la autoridad de control

Si crees que hemos tratado tus datos de forma indebida, puedes presentar una reclamación ante la autoridad de control. En España es la Agencia Española de Protección de Datos, en aepd.es; si resides en otro Estado miembro, ante la autoridad de tu país.

No hace falta que nos escribas antes: la reclamación no está condicionada a ningún trámite previo. Aun así, escribir a hola@kodiakbase.com suele ser bastante más rápido.

Cambios en esta política

Si esta política cambia, la fecha del encabezado cambia con ella y la versión nueva se publica en esta misma dirección.

Cuando el cambio afecte a algo material —un proveedor nuevo, un fin nuevo, una base jurídica distinta— te avisamos por correo antes de que sea efectivo. Un cambio silencioso en una política de privacidad no es un cambio de redacción: es un cambio de trato.